Contexte du recrutement et définition de poste

Un poste de Responsable de pôle est à pourvoir au pôle évaluation et contrôle interne au Secrétariat Général , à compter du 3 juin 2024.

 

Présentation de l’Institut français et du Secrétariat général

 

Acteur essentiel de la politique culturelle extérieure de la France, l’Institut français est placé sous la double tutelle du ministère de l’Europe et des Affaires étrangères et du ministère de la Culture. Il assure trois missions fondamentales :

 

• promouvoir la culture et la langue françaises dans le monde ; 
• œuvrer à la diversité culturelle dans le monde ;
• amplifier l’action du réseau culturel français à l’étranger.

 

L’Institut français travaille en étroite relation avec le vaste réseau des services culturels des Ambassades de France, des Instituts français et des Alliances françaises dans le monde.

 

Le Secrétariat général regroupe la Direction financière, juridique et informatique, la Direction des relations humaines et de l’engagement social, le pôle évaluation et contrôle interne ; c’est-à-dire l’ensemble des « fonctions supports » de l’établissement. Le Secrétariat général est prescripteur des normes et des procédures qui doivent s’appliquer au sein de l’opérateur.

 

Le pôle évaluation et contrôle interne apporte un appui méthodologique à l’ensemble des activités, propose des axes d’amélioration et de réflexion sur le fonctionnement de l’organisation et sécurise les procédures internes dont il assurera le bilan d’application pour leur amélioration.

 

Il définit une politique d’évaluation structurée de l’ensemble des activités, des processus de soutiens aux partenaires par l’établissement afin d’accompagner les décisions stratégiques de la gouvernance en la matière, en cohérence avec les indicateurs du Contrat d’objectifs et de performance.

Il met en œuvre la politique de maîtrise des risques, élabore et suit la cartographie des risques budgétaires, comptables et transverses et leurs actions associées en relation avec l’Agence comptable et les directions métier.

 

 

Missions principales

 

Le ou la responsable de pôle assure la mise en œuvre du contrôle interne au sein de l’établissement, sous l’autorité du Secrétaire général, il ou elle coordonne la mise en œuvre des plans d’action relatifs aux décisions prises par la direction, est également force de proposition concernant les actions. Il ou elle rend compte des résultats à son supérieur hiérarchique.

 

Sous l’autorité́ du Secrétaire général, le ou la responsable de pôle est responsable d’une équipe qu’il ou elle encadre. Il ou elle définit, en lien avec sa hiérarchie, les orientations stratégiques du pôle, concourt à la définition et à la réalisation des objectifs du pôle. Il ou elle planifie les tâches des membres de son équipe et s’assure de la qualité́ du travail réalisé. Le ou la responsable de pôle est autonome et responsable de la conception, de la réalisation et de l’évaluation des projets qui lui sont confiés, dont les projets transversaux à l’Institut français ou au sein du Secrétariat général.  

 

Le ou la responsable de pôle veille à la qualité des données stratégiques de l’Institut français, au suivi des indicateurs du COP, et produit annuellement des statistiques fiables sur la répartition géographique et sectorielle des activités de l’IF.

Activités principales

 

Le ou la responsable de pôle, en lien avec sa hiérarchie :

 

• est responsable de l'activité de son pôle ;
• définit les orientations stratégiques de son pôle en cohérence avec la feuille de route de sa direction ;
• propose la programmation de l'activité de son pôle au Secrétaire général ;
• pilote les projets mis en œuvre par son équipe et en assure le reporting à sa hiérarchie ;
• assure le suivi du plan de charge et l'évaluation des projets avec son équipe ;
• assure la transmission au sein de son pôle de l’information et des orientations fixées ou transmises par sa direction. Valide les notes, documents et éléments de communication émanant de son pôle et s'assure de leur validation par sa direction avant toute transmission à l'extérieur ;
• assure un management de proximité : objectifs, horaires, télétravail et présentiel, congés et missions ;
• participe, en lien avec le Secrétaire général, au recrutement des personnels de son pôle (rédaction des fiches de poste et entretiens) ;
• évalue les collaborateurs et collaboratrices de son pôle et contribue au développement de leurs compétences ;
• représente son pôle dans différentes instances et, sur délégation du Secrétaire général, peut représenter le Secrétariat général ;
• définit le cadre budgétaire de son pôle en lien avec la direction, gère le budget de son pôle et s'assure de sa bonne exécution et du bon respect des procédures administratives comme de la mise en place des marchés lorsque nécessaire ;
• propose à sa direction des actions de communication à mener autour de l'activité de son pôle ;
• contribue, avec la Direction de la communication et du mécénat, à la mise en œuvre des actions de communication retenues ;
• assure l'intégration des sujets RSE dans les pratiques et projets de son pôle.

 

 

Activités spécifiques

 

Le ou la responsable de pôle assure le développement et la coordination du système de contrôle interne et de suivi-évaluation de l’Institut français.

Avec l’appui d’une collaboratrice, il est amené ou elle est amenée à établir des diagnostics et apporter des conseils pour faciliter le pilotage de l’Institut français et de ses interventions. Il ou elle travaille en étroite collaboration avec l’ensemble des services du Secrétariat général et les autres directions.

 

Il ou elle a pour mission de :

 

• Développer au sein de l’Institut français une culture de l’évaluation par des opérations de communication et de sensibilisation ;
• Structurer et organiser un dispositif d’évaluation et proposer des procédures ;
• Animer le(s) comité(s) de pilotage et groupes techniques spécifiques liés aux différentes phases de l'évaluation ;
• Dans le cadre d’une évaluation externe : rédiger un cahier des charges, passer des marchés, piloter le travail du prestataire ;
• Élaborer des recommandations et en assurer le suivi après validation du comité de pilotage ;
• Assurer une veille des pratiques évaluatives chez les opérateurs de taille équivalente ;
• Développer des relations avec les réseaux d’évaluation des tutelles et des opérateurs partenaires ;
• Mettre en œuvre des plans d’action du Contrôle interne budgétaire et comptable et évaluer les mesures prises ;
• Accompagner l’Institut français dans les travaux préparatoires à l’accréditation PACA (Pillar Assessed Contribution Agreement), nécessaire afin de porter des projets culturels pour l’Union Européenne ;
• Soutenir la formalisation des procédures et les documents de gestion initiés par les équipes métiers.

 

Compétences

Métier :

• Connaissance de l’évaluation des politiques publiques : bilan et perspectives ;
• Connaissance du pilotage des processus d'évaluation ;  
• Connaissance élémentaire des procédures administratives et/ou financières et/ou juridiques internes et/ou externes dans sa spécialité ; 
• Maîtrise des techniques et des méthodes de conduite de projet multi-acteurs (administrative / Budget / personnel / etc.). Expérience dans les champs culturels et évènementiels ;
• Management d’équipes ;
• Capacité à évaluer et décider des priorités d’activité en accord avec sa hiérarchie ; 
• Capacité à préparer les éléments de prise de décision de sa hiérarchie. 

 

Transverses

 

• Capacité à proposer et à innover ;
• Capacité à argumenter et à synthétiser ;
• Excellente expression orale (prise de parole en public) ;
• Excellente expression écrite (rédaction de notes à usage interne et externe).

 

Aptitudes

 

• Être force de proposition et d’innovation ;
• Sens de I‘anticipation et de I‘organisation, rigueur ;
• Très bon relationnel, sens de l’écoute ;
• Capacités de négociation, d’initiative et d’adaptation ;
• Capacités à gérer différents projets simultanément ;
• Aisance relationnelle et capacités à travailler avec des interlocuteurs multiples ;
• Maitrise du pack office.

 

Conditions de travail particulières

 

• Représentation occasionnelle de l’Institut français
• Mobilité́ (missions en France et à l’étranger)

 

Profil recherché

 

Niveau d’étude et expériences

 

• Diplômé(e) Bac +5 
• Expérience confirmée d’au moins 5 ans en tant qu’auditeur/auditrice, consultant/consultante, contrôle interne, contrôleur/contrôleuse de gestion, idéalement dans le secteur des administrations publiques
• Expériences professionnelles significatives dans le domaine de l’évaluation
• Compétences approfondies dans le domaine du contrôle interne
• Expérience de management d’équipe de proximité

 

 

Modalités

Les candidatures, constituées d’une lettre de motivation et d’un C.V. sont à transmettre à l’attention de Madame Mathilde Remontet, Directrice des relations humaines, avant le 13/05/2024 à 10 heures directement sur notre site : https://www.if.institutfrancais.com/fr/recrutement

Votre candidature sera étudiée avec la plus grande attention et dans les meilleurs délais.

Cependant, sans nouvelles de notre part dans les 3 semaines qui suivent le dépôt de votre candidature, veuillez considérer que nous ne pouvons y donner une suite favorable malgré toutes les qualités qu’elle présente.

 

Dans le cadre de la protection de vos données personnelles : votre dossier de candidature pourra être conservé 12 mois au plus. Vous disposez d’un droit d’opposition, d’accès ou de rectification directement auprès de notre délégué à la protection des données (DPO) : dpo@institutfrancais.com